フォーム営業を始めたものの、「送ったのに返信が来ない」と悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
文面を工夫した。リストも絞り込んだ。それでも反応が少ないときに見直したいのが、「いつ送るか」と「どう分けて送るか」という配信設計です。同じ文面でも、相手が受信を確認する時間に届くかどうかで、読まれ方が変わります。
この記事では、送る時間帯、曜日と時期、分割配信の決め方と、自社の配信で時間帯を比べる手順をまとめます。返信率そのものの数え方（何で割るか、自動返信を入れるか）は、フォーム営業の反応率・アポ率・返信率の見方で説明しています。時間帯を比べるときも、同じ分母・同じ集計日で数えることが前提です。
送信時間帯の決め方｜相手が受信を確認する時間に届ける
フォーム営業のメッセージは、企業のお問い合わせフォームを通じて届きます。届いた内容は、多くの場合、担当者のメールボックスや社内のチャットに転送されます。相手がメールやチャットを確認する時間に合わせて届けば、ほかの通知に埋もれる前に読まれやすくなります。
最初に試す時間帯の候補は、次の2つです。
- 始業後の午前（9時〜11時ごろ）：出社してメールを確認する時間に届きます。受信の一覧の上のほうに表示されます
- 昼休み明け（13時〜14時ごろ）：午後の仕事に入る前に、午前中に届いたメールを片づける時間に届きます
どちらがよいかは、相手の業種で変わります。事務所で働く会社なら午前、現場に出ている時間が長い会社なら昼休み明けや夕方の事務作業の時間、というように、相手の1日の仕事の流れに合わせて候補を選びます。
避けたいのは、夜間から早朝の送信です。翌朝にほかのメールと一緒に届いて埋もれやすく、受け取った側に「こんな時間に営業の連絡が来た」という印象を与えます。IZANAGI では送信時間を午前中などに指定でき、時間内に送りきれなかった分は翌日以降に繰り越せます。
曜日と時期の決め方｜忙しい日を外し、検討が始まる時期に送る
曜日も、最初は候補を決めて試します。月曜の朝は、週末にたまったメールの処理や週の会議が重なる会社が多く、金曜の夕方は週末前の仕事を片づける時間になりがちです。最初の配信は、火曜から木曜に置くと比べやすくなります。
時期では、月末と期末に注意します。請求や決算、月次の報告で社内が忙しくなり、新しい提案を読む時間が取りにくくなるためです。反対に、月初や期の始まりは、次の施策を考える時期にあたる会社があります。
業種によって、検討が始まる時期も違います。
- 不動産会社：1〜3月の繁忙期に向けた準備が始まる11〜12月
- 飲食店：メニューの改定や新しい店の準備が多い春の前
- IT企業：新年度に向けてシステムの導入を検討する1〜2月
相手の業種で検討が始まる時期を調べ、その少し前に送ります。業種ごとの新規開拓の進め方は、中小企業の新規顧客獲得法でも紹介しています。
時間帯と曜日は、自社の配信で比べて決める
ここまでの時間帯と曜日は、最初に試すための候補です。どの時間帯に返信が多いかは、商材、相手の業種、文面で変わります。最後は、自社の配信で比べて決めます。
比べ方は次の手順です。
- 同じ業種・同じ地域のリストを、2つに分ける（たとえば500件ずつ）
- 文面は同じにし、送る時間帯だけを変える（午前と昼休み明け、など）
- 同じ週に送り、配信から14日後など、同じ日に締めて返信を数える
- 返信の数を、届いた数で割って比べる
変えるのは1つだけにします。時間帯と文面を同時に変えると、どちらで差が出たのか分かりません。曜日を比べるときも、時間帯と文面をそろえて、曜日だけを変えます。
1回あたりの件数が少ないと、返信が1件増えただけで率が大きく動きます。率の差が小さいときは、2〜3回続けて同じ比べ方をしてから決めてください。比べた結果は、配信ごとに同じ形の表に記録しておきます。表のひな型は、フォーム営業の反応率・アポ率・返信率の見方に載せています。
配信設計で決める4つのこと｜分割・文面の比較・再送の間隔・振り返り
送る時間を決めたら、次は配信全体の組み立てです。「どれくらいの量を」「何回に分けて」「どう直しながら」送るかを、先に決めておきます。
1. 一度に全件送らず、分けて送る。5,000件のリストがあるなら、最初から全件に送らず、500〜1,000件ずつに分けます。1回目の結果を見て文面や送る相手を直し、2回目以降に反映します。分けて送ると、時間帯の比較もその中で進められます。
2. 文面を2つ用意して比べる。同じリストを2つに分け、訴求の違う2つの文面を同じ条件で送ります。「費用を下げる」と「売上を増やす」のように、違いは1つに絞ります。IZANAGI には、件名や訴求の違いによる反応を比べるABテストの機能があります。メッセージ内のURLを効果測定URLにしておけば、どちらの文面からURLが開かれたかも分かります。
3. 再送の間隔を決めておく。1回送って返信がなかった会社を、すぐに外す必要はありません。初回から1〜2週間以上あけて、文面を変えてもう一度送る方法があります。ただし、短い間隔で同じ会社に何度も送ると印象が悪くなるため、間隔と回数の上限を先に決めておきます。配信停止を求められた会社には送りません。
4. 配信ごとに数字で振り返る。送った数、届いた数、URLのクリック数、返信数、商談の数を、配信ごとに記録します。時間帯・曜日・文面・業種のうち、どれを変えた配信だったかも一緒に書いておくと、次の配信で何を変えるかを決められます。反応がほとんどなかったときの見直し方は、反響がゼロだったときの3つの見直しにまとめています。
返信を減らしてしまう送り方
配信設計を決めても、次の送り方をすると返信は増えません。
夜間・早朝に送る。BtoBの営業では、届いた時間で「きちんとした会社か」を見られることがあります。相手の営業時間内に届くよう、送信時間を指定します。
同じ文面をすべてのリストに送る。業種が違えば困りごとも違います。「御社の事業にお役立てできます」のような誰にでも当てはまる文面では、相手は自分に関係のある話だと思いません。業種ごとの例文は反応が取れるフォーム営業の文面テンプレートにあります。
一度に大量に送って、結果を見ずに終える。フォーム営業は1通あたりの費用が低いので、小さく送り、結果を見て直し、また送る、という進め方ができます。一度に全件を送ると、その進め方が使えません。
返信への対応が遅い。返信が来たら、当日中、遅くとも翌営業日までに返します。午前中に送った配信には、その日の午後に返信が来ることもあるので、配信日はメールを確認する回数を増やしておきます。返信が来たあとの手順は、フォーム営業で返信が来たらどうする？にまとめています。営業の人手が足りない場合は、営業マン不足のときの新規顧客の増やし方も参考になります。
送信時間を指定できるツールで、配信設計を続ける
時間帯を指定し、リストを分けて送り、文面を比べる。これを手作業で続けると、フォームを1件ずつ開いて入力する時間がかかり、送る時間帯を午前中に限るほど、1日に送れる件数が減ります。
配信設計を続けるには、送信時間の指定・分割配信・ABテスト・クリックの計測ができるツールを使います。IZANAGI は送信単価1通1.25円からで、送信時間を指定すると、時間内に送りきれなかった分は翌日以降に繰り越されます。「営業お断り」の記載がある会社には送信せず、拒否リストに登録した会社にも送りません。ほかのツールとの違いはフォーム営業ツール比較で説明しています。
まずは次回の配信で、リストを2つに分け、午前と昼休み明けの2つの時間帯で送って、返信の数を比べてください。
よくある質問
Q1. フォーム営業は何時に送るとよいですか？
最初に試す候補は、始業後の午前（9時〜11時ごろ）と、昼休み明け（13時〜14時ごろ）です。相手がメールを確認する時間に届くためです。どちらがよいかは業種や商材で変わるので、同じ文面・同じリストで時間帯だけを変えて送り、返信の数を比べて決めてください。
Q2. 何曜日に送るとよいですか？
最初の配信は、火曜から木曜に置くと比べやすくなります。月曜の朝と金曜の夕方は、社内の予定が重なりやすい時間です。曜日を比べるときは、時間帯と文面をそろえて、曜日だけを変えて送ります。
Q3. 夜や土日に送ってもよいですか？
おすすめしません。翌営業日の朝にほかのメールと一緒に届いて埋もれやすく、受け取った側に、営業時間外に営業の連絡が来たという印象を与えます。IZANAGI では送信時間を指定でき、送りきれなかった分は翌日以降に繰り越せます。
Q4. 1回に何件ずつ送ればよいですか？
5,000件のリストなら、500〜1,000件ずつに分ける方法があります。1回目の結果を見て文面や送る相手を直し、2回目以降に反映できます。時間帯や文面の比較も、分けた配信の中で進められます。
Q5. 返信がなかった会社に、もう一度送ってもよいですか？
送れます。初回から1〜2週間以上あけて、文面を変えて送ります。短い間隔で何度も送ると印象が悪くなるため、間隔と回数の上限を先に決めておきます。配信停止を求められた会社には送りません。
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