営業リストを1つ作ったら、まずフォームに営業メッセージを送る。ここまでは多くの会社がやっています。ところが、そこで終わりにすると、使えているのはリストの一部だけです。
この記事は、1つのリストを「フォーム → メール → 電話」の順に使い切る組み立てを説明します。フォームがある会社にはフォームで送る。フォームがない会社にはメールで届ける。そのうえで、返信や資料請求があった会社に電話して商談にする。段ごとに、誰に、いつ、何を言うか、次の段に回す条件を書きました。
電話は、リスト全部にかけるテレアポではありません。すでにこちらの案内を受け取って反応した会社に、お礼と確認の電話をかけるだけです。かける数が少なくて済み、話も通りやすくなります。郵送DMを送ったあとに電話をかける場合の進め方も、途中の節にまとめました。
1つのリストを3段で使うと、何が変わるか
先に全体像です。3つの手段は、役割が違います。
| 段 | 手段 | 役割 | 対象 |
|---|---|---|---|
| 第1段 | お問い合わせフォーム | 担当者・決裁者に届きやすい入口をつくる | フォームがある会社 |
| 第2段 | メール | フォームがない会社を取りこぼさない | フォームがなく、メールアドレスが分かる会社 |
| 第3段 | 電話 | 反応のあった会社を商談にする | 返信・資料請求・見込みの高い会社 |
ポイントは、第1段と第2段が「順番」ではなく「振り分け」だということです。フォームがある会社にはフォーム、ない会社にはメール。同じ会社に両方送るのではなく、リストの会社を2つの道に分けます。そして、どちらの道でも反応があった会社が、第3段の電話に進みます。
フォームに送って、数日たっても返事がないからメールも送る、という重ね方はおすすめしません。同じ会社に短期間に何度も届くと、印象が悪くなるためです。IZANAGI でも、短期間に同じ会社へ繰り返し送らないようにしています。
営業代行の費用の考え方や、複数の手法を組み合わせて商談単価を下げる考え方は、営業代行の費用対効果を最大化する方法に書いています。この記事は、そこから一歩進めて、メールの段を足し、各段の動かし方を具体的にしたものです。
第1段 フォーム：担当者に届く入口をつくる
誰に送るか
リストのうち、お問い合わせフォームのある会社です。フォームは、会社の窓口から担当者や経営層に回りやすい入口です。代表電話にかけると受付で止まる会社でも、フォームの内容は社内で共有されることがあります。
送り先を「フォームのある会社」に絞ってリストを作る方法は、お問い合わせフォームがある会社だけで営業リストを作る方法にまとめました。
いつ送るか
最初に送る。これが第1段の位置です。送る曜日と時間帯の決め方は、フォーム営業の送信時間帯と配信設計にまとめています。最初から決め打ちにせず、第1回の結果を見て変えてください。
何を書くか
フォームの本文は、短くします。長い説明は読まれません。次の3つがあれば足ります。
- 相手の業種に合わせた、困りごとの一言（「施工管理の人手が足りない会社が増えています」など）
- 自社が何を手伝えるかの一文
- 次の行動をひとつだけ（返信、資料のURLを見る、のどちらか）
資料のURLは、効果測定URLにしておきます。送信先のどの会社がクリックしたかが分かるので、第3段の電話で誰にかけるかを決める材料になります。
次の段に回す条件
フォームを送った会社のうち、次の3つのどれかに当てはまる会社を、電話の対象にします。
- 返信があった（質問や、日程の相談を含む）
- 資料請求や、問い合わせの返信があった
- 返信はないが、効果測定URLをクリックした
返信が来た会社への対応は、フォーム営業で返信が来たらどうする？で、4つのタイプに分けて書いています。この記事の電話は、そこで「電話で話したほうが早い」と判断した会社と、返信はないがクリックだけあった会社が対象です。
「届いた数」を増やすための見直しの順番は、フォーム営業の成果は「届いた数」で決まるに書いています。
第2段 メール：フォームがない会社を取りこぼさない
リストの中には、お問い合わせフォームがない会社があります。ホームページに電話番号とメールアドレスだけが載っている会社です。個人経営の店や小さな事務所に、こうした会社があります。
この会社を「フォームがないから」と外すと、そのぶんのリストが使われないままになります。そこで、メールアドレスが分かる会社にはメールを送ります。
誰に送るか
フォームがなく、メールアドレスが分かる会社です。フォームがある会社には送りません。IZANAGI は、AIでフォームに送り、送れなかった分を人が補い、フォームがない会社にはメールで届ける、という3段階で送る仕組みです（詳しくはフォーム営業ツール比較に書いています）。
いつ送るか
フォームと同じ週に送ります。フォームを先に全部送り終えてから、時間をあけてメールにする必要はありません。道が違う会社ですから、並べて進められます。リストを取り込んだ時点で「フォームあり」と「フォームなし・メールあり」に分けておくと、迷いません。
何を書くか
メールは、フォームよりも、迷惑メールと間違えられやすい手段です。件名と書き出しで、誰が何のために送ったかが分かるようにします。
- 件名は、相手の会社名か業種を入れて具体的にする（「【ご案内】○○市の工務店様へ」など）
- 書き出しで、自社名と担当者名を名乗る
- 本文はフォームより少し丁寧に、3〜5行でまとめる
- 資料のURLは、フォームと同じく効果測定URLにする
- 末尾に、送信者の名称・連絡先と、今後の案内が不要な場合の連絡方法を書く
メールのアドレス管理でも、電話番号の管理と同じく、「URLをクリックされた」「送信に成功した」「送信に失敗した」といった状態を見て、次の営業につなげられます（メールアドレス管理）。
次の段に回す条件
フォームと同じです。返信があった会社、効果測定URLをクリックした会社を、電話の対象にします。メールの場合は、フォームより「見られたかどうか」が分かりにくいぶん、クリックの有無が大事な目安になります。
法律の決まりも、一度確認する
メールを営業で送る場合は、特定電子メール法に決まりがあります。送信者の名称や連絡先、受信を断る方法の表示が求められ、同意なしに送れる範囲にも条件があります。法人宛かどうか、アドレスをどう手に入れたかで扱いが変わります。送る前に、総務省の迷惑メール対策のページで最新の規定を確認してください。
第3段 電話：反応のあった会社だけにかける
フォームとメールの結果から、電話をかける会社が決まりました。ここからが、商談にする段です。
冷たいテレアポと違うのは、相手がすでに案内を受け取っていることです。「何の会社ですか」から始まらず、「先日の件で」と言えます。かける数も限られるので、1社ずつ準備できます。
誰にかけるか
優先順位は次のとおりです。
- 返信があって、日程が決まっていない会社（メールのやり取りが長引きそうな会社）
- 資料請求や質問があった会社
- 返信はないが、効果測定URLをクリックした会社
- 見込みが高いと見ている会社（業種や規模が、いちばん合う顧客に近い会社）
配信停止や「営業はお断り」の返事があった会社には、かけません。
いつかけるか
送ってから2〜5営業日のあいだです。早すぎると、相手がまだ読んでいません。遅すぎると、案内したこと自体を忘れられます。返信があった会社は、先にメールで返したうえで、当日か翌営業日に電話をかけると、話が早く進みます。
時間帯は、会社の業種で変わります。つながりやすい時間は業種で違います。事務所の会社なら、始業直後と昼休み明けは忙しいことが多いので少し外す、飲食店なら、ランチと夕方の仕込みの間をねらう、といった具合に、相手の仕事の流れに合わせます。
何と言うか：トーク例
ここでは、3つの場面を示します。
場面1：返信があった会社
「○○株式会社の△△様でしょうか。□□社の山田と申します。先ほど（先日）メールでご返信をいただき、ありがとうございます。いただいた内容について、15分だけお話しできればと思い、お電話しました。いまお時間よろしいでしょうか。」
返信へのお礼から入ります。相手は、自分が書いた返信を覚えています。話が通じたところで、すぐ日程を決めます。「来週の火曜か木曜の午前はいかがでしょう」と、候補を2つ出してください。
場面2：返信はないが、URLをクリックしていた会社
「□□社の山田と申します。先日、御社のお問い合わせフォームから、○○のご案内をお送りしました。その件で、1分だけお電話しました。お手元に届いていますでしょうか。」
ここで「URLを開いていましたよね」とは言いません。見られていたと知ると、相手は気味悪く感じます。クリックは、誰にかけるかを選ぶための材料で、電話で言うことではありません。
「見ていない」「知らない」と言われたら、無理に続けません。「失礼しました。もう一度、メールで資料をお送りしてもよろしいでしょうか」と聞いて、終えます。
場面3：担当者が出ない、受付で止まった場合
「先日、お問い合わせフォームからご案内をお送りした□□社の山田です。ご担当の方にお取り次ぎいただけますでしょうか。」
「フォームから案内した件」と言えば、受付の方も、社内で見た人を探しやすくなります。不在なら、戻りの時間を聞いて、かけ直します。2回かけてつながらなければ、メールでの連絡に戻してください。何度もかけ直すのは、やめましょう。
電話のあと
通話の結果は、その日のうちにリストに記録します。「商談の日程が決まった」「資料を送る」「今は不要」「連絡不要」の4つに分けておけば、次の月に誰へ連絡すべきかが見えます。
IZANAGI では、営業リストに電話番号を入れて管理できます。クリックされた・送信に成功した・送信に失敗した、といった状態を手がかりに、次に誰へ営業するかを決められます（電話番号管理）。
電話の決まりも、確認しておく
電話での勧誘は、特定商取引法に規定があります。ただし、主に消費者向けの取引を対象にした規定で、法人間の取引は原則として対象外とされています。個人事業主を相手にする場合など、例外になることもあるため、消費者庁の特定商取引法ガイドで最新の内容を確認してください。断られた会社に、何度もかけ直さないことも大切です。
郵送DMを先に送った会社へ電話するときの進め方
ここまでは、フォームとメールを送った会社に電話する話でした。すでに郵送DMを送っている会社に電話をかける場合も、考え方は同じです。ただし、郵送DMには、フォームやメールと違う点が3つあります。
郵送DMは、誰が見たかが分からない
フォームやメールは、効果測定URLのクリックで、どの会社が見たかが分かります。封書やハガキは、届いたかどうかも、開封されたかどうかも、こちらには分かりません。そのため、「反応のあった会社にだけかける」という絞り込みがしにくくなります。
対応は2つあります。1つは、紙面に問い合わせ用のURLやQRコードを載せておく方法です。会社ごとに違うURLにしておくと、どの会社が見たかが分かり、電話の優先順位に使えます。もう1つは、郵送DMを送った会社のうち、フォームのある会社にはフォームで案内を重ねる方法です。フォームのほうは、送った会社ごとの結果が数字で残ります。
電話は「発送日」ではなく「届く日」から数える
郵送DMは、届く日が会社ごとに少しずつずれます。発送日から数えると、まだ届いていない会社に「先日お送りした件で」と電話をかけることになります。届く予定日を過ぎてから、かけてください。
何日後にかけると話が通じやすいかは、業種や紙面で変わります。最初の100社ほどを、届いて1日後、3日後、1週間後の3つのグループに分けてかけ、つながった数と商談になった数を記録しておくと、自社の答えが出ます。結果は、次の郵送DMの発送計画に使えます。
トーク例：郵送DMを送った会社に電話する
「○○株式会社の△△様でしょうか。□□社の山田と申します。先日、△△様宛てに、○○のご案内を郵送でお送りしました。お手元に届いておりますでしょうか。」
最初の一言は、届いたかどうかの確認です。「見ていただけましたか」とは聞きません。見ていなくても答えやすく、責められた印象になりません。
- 「届いている」と言われたら：内容で気になった点を聞き、15分の相談日程を2つ出します。
- 「見ていない」と言われたら：1分で要点を説明し、同じ案内をメールで送ってよいかを聞きます。
- 「届いていない」と言われたら：郵送のやり直しはせず、メールまたはフォームで同じ案内を送ります。受付で止まったときは、「郵送でお送りした案内の件」と伝えると、社内で探してもらいやすくなります。
2回かけてつながらなければ、それ以上は追わず、メールやフォームでの連絡に切り替えてください。
郵送DMの費用と、電話に回す数
郵送DMは1通あたり300〜500円ほど、デザインや印刷、宛名まで込みの代行では1通500〜800円になることもあります。1,000通で30〜80万円です（費用の相場は営業代行の費用相場と選び方に載せています）。全員に送る手段としては高いので、電話をかける数を考える前に、郵送を何社に送るかを決めておく必要があります。
IZANAGI の送信単価は1通1.25円からなので、1,000社へのフォーム送信は約1,250円です。そこで、順番を入れ替える使い方があります。
| 進め方 | かかる費用の目安 | 電話に回せる会社 |
|---|---|---|
| 1,000社に郵送DMを送る | 30〜80万円 | 届いたか分からないため、絞りにくい |
| 1,000社にフォームで送り、反応した会社に郵送DMを送る | フォーム約1,250円＋郵送32通で約1.1万〜1.7万円 | 反応・クリックのあった会社が分かる |
郵送DMは、全員に送る手段ではなく、フォームで反応のあった会社に送る1通として使います。上の計算例の32社なら、郵送DMは32通で足ります。電話で日程が決まった会社に、資料と手紙を郵送で添える使い方もあります。手紙は、経営層に気持ちを伝えやすい手段です。その強みを、反応のあった会社に絞って使います。
実際に、郵送DM1通500円からフォームDMに切り替えて営業コストを下げた事例は、WEB制作会社の営業コストを削減するならフォームDMにあります。
すでに郵送DMを送ったリストは、そのまま使える
郵送DMを送ったリストがあれば、IZANAGI に取り込んで、フォームのある会社にフォームで案内を送れます。郵送で1回、フォームで1回、届いている会社が増えるので、電話の切り出しも「郵送とフォームでご案内した件で」と具体的にできます。電話番号は電話番号管理で、結果と一緒に記録できます。
1,000社のリストで、商談数がどう積み上がるか
ここまでの組み立てで、商談の数がどう変わるかを計算します。次の数字は、説明のために私たちが仮に置いたものです。業界の平均ではありません。実際の数字は、業種・文面・リストで大きく変わります。
仮定
- リストは1,000社
- うち、フォームがある会社が600社、フォームがなくメールアドレスが分かる会社が200社、どちらもない会社が200社（リストハブの集計では、全国約291万件のうち、フォームのURLが分かるのは約168万件、約58%です。ここでは、近い割合の600社に置きました）
- フォームもメールも、届いた会社のうち1%が返信または資料請求をする（6社と2社）
- 返信のあった会社の半分が商談になる（3社と1社）
- 届いた800社のうち4%（32社）が、効果測定URLをクリックする
- 電話は、32社のうち60%（約19社）につながり、そのうち15%（約3社）が商談になる
結果
| 組み立て | 商談数の目安 | 内訳 |
|---|---|---|
| フォームだけ | 3件 | フォーム600社の返信6社 → 商談3社 |
| フォーム＋メール | 4件 | メール200社の返信2社 → 商談1社を追加 |
| フォーム＋メール＋電話 | 7件 | クリックした32社に電話 → 商談約3社を追加 |
メールを足すと、商談は3件から4件になります。ここでは、フォームがなくてメールが分かる200社が、リストに眠っていた分です。電話を足すと、さらに約3件増えて7件になります。電話をかける数は32社で、1社5分としても約3時間です。
見てほしいのは、フォームだけのときと比べて、同じ1,000社のリストで商談が2倍以上になっている点です。リストを買い足したわけでも、送る数を増やしたわけでもありません。使い方を変えただけです。
この数字を、自社のものに置き換えるには、配信結果のレポートを使います。送った件数、届いた件数、返信数、URLのクリック数を、4つの数字として見てください。毎月の見方は、フォーム営業の成果は「届いた数」で決まるに書いています。
費用の面では、テレアポだけで商談を取る場合と比べた考え方を、テレアポとフォーム営業の費用対効果の比較と、営業代行の費用の記事にまとめています。
まとめ：IZANAGI とリストで、3段を1つにつなぐ
1つのリストを、フォーム、メール、電話の順に使い切る組み立てを説明しました。
- フォームは、担当者に届きやすい入口。フォームのある会社に最初に送る
- メールは、フォームのない会社を取りこぼさないための道。同じ会社に重ねない
- 電話は、返信やクリックがあった会社だけに、お礼と確認から入る
IZANAGI では、フォームへの送信を土台に、送れなかった分を人が補い、フォームがない会社にはメールで届けます（フォーム営業ツール比較）。効果測定URLで、クリックした会社も分かります。
送り先のリストは、収集ツールの IZANAMI や、地域と業種を選んで買える リストハブで用意できます。電話番号とメールアドレスも、リストに入れて管理できます。
電話の段まで任せたい場合は、IZANAGI のオプションで、反応があった会社へのフォローコールや、商談への同席などの営業支援を案内しています。どこまでを自社でやり、どこから任せるか、まずはお問い合わせでご相談ください。
よくある質問
Q1. フォーム営業とメール営業は、同じ会社に両方送ってもよいですか？
同じ会社には、どちらか一方にしておくのが基本です。この記事の組み立てでは、フォームがある会社にはフォーム、フォームがない会社にだけメールを使い、同じ会社に短期間で重ねません。
Q2. 電話は、リストの全社にかけたほうがよいですか？
全社にはかけません。返信や資料請求があった会社、見込みの高い会社に絞ります。かける数が少ないぶん、1社ごとに準備して話せます。
Q3. 電話で最初に何と言えばよいですか？
先日お問い合わせフォームからご案内をお送りした件で、と切り出します。返信があった会社には、返信へのお礼から入ります。本文のトーク例を見てください。
Q4. メール営業や電話営業に、法律上の決まりはありますか？
あります。メールは特定電子メール法で、送信者の名称や受信拒否の連絡先の表示などが求められ、同意なしに送れる範囲にも条件があります。電話は特定商取引法の規定が中心ですが、法人間の取引は原則として対象外とされています。細かい扱いは相手や状況で変わるため、最新の規定を総務省・消費者庁のページで確認してください。
Q5. 電話の代行を頼むことはできますか？
IZANAGI では、反応があった会社へのフォローコールや商談への同席などを、オプションで案内しています。内容と料金は、お問い合わせで個別にご相談ください。
Q6. 計算例の数字は、そのまま自社に当てはまりますか？
当てはまりません。業種や文面、リストによって大きく変わるため、仮に置いた数字です。IZANAGI の配信結果レポートで、自社の数字に置き換えて見てください。
Q7. 郵送DMを送ったあと、何日後に電話をかければよいですか？
発送日ではなく、届く予定日を過ぎてからかけます。何日後がよいかは業種や紙面で変わるため、最初の100社ほどを届いて1日後・3日後・1週間後の3グループに分け、つながった数と商談数を記録して、自社の数字で決めてください。
Q8. 郵送DMを送った会社には、全社に電話をかけるべきですか？
全社にはかけません。郵送DMは届いたかどうかが分からないため、紙面に載せたURLやQRコードから見に来た会社や、フォームやメールで反応があった会社を優先します。郵送DM自体を、フォームで反応のあった会社だけに送ると、費用も電話の数も減らせます。
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